Anagrafica Fornitori – EASYANAG video guida su YouTube

NOTA: In registrazione, subito dopo aver impostato il codice del Fornitore, il programma richiede l’imputazione della Partita Iva e del Codice Fiscale, per recuperare, tramite queste informazioni, i dati anagrafici, e i relativi recapiti, del soggetto eventualmente caricato in precedenza. La ricerca avviene principalmente per Partita Iva, oppure per Codice Fiscale se la Partita Iva non è compilata. Di seguito sono esposte le casistiche riguardanti la registrazione di nuovo Fornitore, connesse alle generalità anagrafiche in correlazione all’imputazione di Partita Iva / Codice Fiscale.

Nella normale operatività in Registrazione di nuovo Fornitore, a seguito dell’imputazione di Partita Iva (o Codice Fiscale) il programma prosegue con l’imputazione delle altre generalità anagrafiche, stante il fatto che non sia stato precedentemente effettuato alcun tipo di transazione coinvolgente tale soggetto.

Una situazione occasionalmente occorrente, in registrazione di Fornitore, si verifica quando la Partita Iva, e il Codice Fiscale, sono sconosciuti; è possibile in tal caso non indicare Partita Iva né Codice Fiscale: il programma prosegue con l’imputazione delle altre generalità anagrafiche, e, non disponendo dei parametri necessari al controllo, senza verificare se esistono generalità anagrafiche del soggetto. E’ demandata quindi all’utente la facoltà di verificare tra le generalità esistenti, attraverso l’apposita funzione zoom rubrica, richiamabile con il tasto F2, oppure cliccando sull’icona

[ Zoom ], sia sul campo Partita Iva che sul campo Codice Fiscale. E’ consigliabile, per evitare inutili duplicati dello stesso soggetto senza dati iva, effettuare tale ricerca, utilizzando, anche solo in parte, la ragione sociale, prima di passare all’imputazione delle generalità anagrafiche.

In taluni casi potrebbe succedere, ad esempio, che il soggetto sia stato coinvolto in precedenti transazioni aziendali esclusivamente attive, quindi caricato unicamente come Cliente; in tale circostanza, a seguito dell’imputazione di Partita Iva (o Codice Fiscale), le generalità anagrafiche esistenti saranno recuperate e riportate sul nuovo Fornitore; l’eventuale modifica dei dati anagrafici, apportata sul nuovo Fornitore, sarà poi trasferita anche sull’anagrafica del Cliente esistente.

Ancor meno frequente è il caso in cui alla stessa Partita Iva (o Codice Fiscale) corrispondono diversi soggetti, come può accadere nelle transazioni attive verso operatori della Grande Distribuzione, strutturati in differenti sedi territoriali: ad esempio invio la merce a “COOPerativa Sociale” filiale di Faenza, con Partita Iva 99999999999 e fatturo a fine mese a “COOPerativa Sociale” sede di Bologna, con la stessa Partita Iva; in questo caso è auspicabile la duplicazione della Partita Iva (o Codice Fiscale) in anagrafiche distinte ed indipendenti; questa operazione si espleta semplicemente rispondendo “OK = Duplico i dati Anagrafici esistenti” alla segnalazione “Partita Iva (o Cod. Fiscale) presente in altro Fornitore. Forzi inserimento di nuova Anagrafica con stessa Partita Iva e Codice fiscale?”. Diversamente dal caso esposto, è inibito utilizzo di identici dati anagrafici su più di un Fornitore, quindi rispondendo “Annulla” alla richiesta sopra esposta, occorrerà inserire una diversa Partita Iva (o Codice Fiscale).

Qualora alla Partita Iva (o Codice Fiscale) impostata rispondano più anagrafiche distinte, vedi l’esempio del paragrafo precedente, il programma presenterà l’elenco delle anagrafiche generali da cui selezionare la voce richiesta, a partire dalla prima che ha la corrispondenza per il dato iva impostato. Selezionando una voce da tale elenco il programma eseguirà poi i controlli indicati nel paragrafo precedente.

Funzione MOD: permette di modificare i dati di un Fornitore esistente. La modifica delle generalità anagrafiche, in manutenzione di un Fornitore, si ripercuotono anche ad un eventuale Cliente associato alle stesse. La Partita Iva e il Codice Fiscale non sono normalmente attivi in Modifica, si attivano con apposito bottone [ Modif. Iva ]. Modificando Partita Iva (o Codice Fiscale), occorre tenere presente che la stessa non può essere già presente in altre generalità anagrafiche.

Funzione ANN: NON è consentita l’eliminazione di Fornitori intestatari di movimenti contabili e/o di magazzino.

Funzione DUP: titolo “Modello” anziché “Cod.Fornit.”) di cui si intende duplicare l’anagrafica. Premendo il tasto di Enter, viene caricata l’anagrafica del Fornitore. A questo punto cliccare sul bottone “Conferma” per confermare i dati del modello, e alla domanda “Confermi Modello” rispondere “Sì”. Il cursore viene riposizionato sul campo codice Fornitore (con titolo nuovamente “Cod.Fornit.”), nel quale apparirà il primo codice disponibile per il nuovo Fornitore. Il programma in tal modo è configurato per la registrazione del nuovo Fornitore, mantenendo, con possibilità di modifica, i dati relativi al Fornitore “Modello” richiamato con la funzione DUP. Per le generalità anagrafiche valgono le modalità espresse nel paragrafo NOTA relativo alla funzione REG. Una volta confermata la registrazione del nuovo Fornitore il programma si riposiziona sul campo Cod.Fornit., predisponendo nuovamente i dati per l’ulteriore registrazione di nuovi Fornitori, e proponendo sempre sia le informazioni del Fornitore “Modello” che il nuovo codice disponibile per il Fornitore; tutto ciò in maniera ciclica, fino a che non si seleziona una funzione diversa da DUP oppure si preme il tasto Annulla per annullare il ciclo di duplica.

Sui campi dove è attivato, con

[ Zoom ] (tasto F2) si richiama la funzione di ricerca anagrafiche clienti/fornitori.

Il tasto

consente di accedere alle note sul Fornitore da qualsiasi campo delle 3 pagine della maschera di anagrafica Fornitore. Ha lo stesso effetto del tasto

[ Note libere ]. Si attiva automaticamente solo se già esistono note associate al Fornitore.

ANAGRAFE: pagina per le generalità anagrafiche del Fornitore.

Cod. Fornit.: E’ disponibile, su questo campo, la funzione di ricerca anagrafiche (zoom conti – tasto F2). Il codice Fornitore è un campo che può contenere fino a 5(cinque) cifre, precedute dalla lettera “F”. Quando si digitano lettere (a parte la lettera suddetta) in questo campo, è automaticamente lanciata la funzione di ricerca anagrafiche per ragione sociale normalizzata (compattata in maiuscolo, senza spazi né caratteri speciali); lo stesso risultato si ottiene digitando il carattere “meno“, prima del testo da ricercare. Il codice verrà visualizzato, ad esempio, in questo modo “F+[4 spazi]+80001”, mentre in imputazione non è necessario digitare gli spazi vuoti intercorrenti tra la lettera “F” e le cifre: nell’esempio precedente, si potrà digitare “F80001”. E’ consigliabile mantenere la seguente impostazione per la numerazione dei Fornitori:

Ragione Sociale: 2(due) righe da 40(quaranta) caratteri per la Ragione Sociale dei Fornitori. Utilizzare la seconda riga solo se strettamente necessario. Sul giornale bollato e sui registri IVA le registrazioni di conti con due righe occupano il doppio dello spazio.

Stato: Può contenere i seguenti valori:

Partita IVA Italia: campo numerico relativo alla partita iva Italia del Fornitore; in REGISTRAZIONE è utilizzato per identificare un’eventuale anagrafica centralizzata già esistente (vedi paragrafo NOTA relativo alla funzione REG). La procedura è in grado di segnalare se è già stato inserito un Fornitore con la medesima partita IVA. E’ attivo altresì un controllo di corretta imputazione della Partita Iva secondo le regole previste dall’Agenzia dell’Entrate.

Codice Fiscale: campo alfanumerico relativo al Codice Fiscale, oppure alla Partita Iva CEE in relazione a Fornitori Intracomunitari; in REGISTRAZIONE è utilizzato per identificare un’eventuale anagrafica centralizzata già esistente (vedi paragrafo NOTA relativo alla funzione REG). La procedura è in grado di segnalare se è già stato inserito un Fornitore con il medesimo Codice Fiscale, qualora questo controllo non sia già stato effettuato sulla Partita Iva. E’ attivo altresì un controllo di corretta imputazione del Codice Fiscale secondo le regole previste dall’Agenzia dell’Entrate.

Nazione: è attiva (con tasto F2 o bottone

[ Zoom ]) la ricerca sulla tabella Nazioni. Occorre inserire una nazione valida da tabella nazioni, il campo vuoto sottintende nazione Italia.

Indirizzo: Via e Numero civico.

Cap: Codice di Avviamento Postale italiano oppure Codice postale estero. Se la nazione è Italia, è attiva (con tasto F2 o bottone

[ Zoom ]) la ricerca su apposita tabella.

Comune: Se la nazione è Italia, è attiva (con tasto F2 o bottone

[ Zoom ]) la ricerca su apposita tabella.

Prov: Richiede la sigla della provincia a cui appartiene la località. Se la nazione è Italia, è attiva (con tasto F2 o bottone

[ Zoom ]) la ricerca su apposita tabella.

La funzione di ricerca su questi tre campi confluisce nello stesso programma Zoom sull’archivio CAP. A seconda del contenuto di questi tre campi la ricerca si attiva con i seguenti parametri, nella sequenza in cui questi sono elencati:

- se è valorizzato il campo “Cap”, ordina e ricerca per C.A.P., restringendo eventualmente la ricerca anche per Località, se è valorizzato il campo “Comune / Frazione con CAP”;

- se è valorizzato il campo “Prov”, ordina e ricerca per Provincia, restringendo eventualmente la ricerca anche per Località, se è valorizzato il campo “Comune / Frazione con CAP”;

- ordina per Località, ricerca la località per il contenuto del campo “Comune / Frazione con CAP”, se valorizzato.

Pagamento: condizione di pagamento abituale del Fornitore, è proposto sia nella gestione acquisti che in contabilità generale. È attiva la funzione di ricerca (tasto F2) su apposita tabella pagamenti. In registrazione di nuovo Fornitore viene automaticamente compilato utilizzando il Codice di Pagamento Generico.

% Sconto: sconto percentuale (due cifre intere e tre decimali), proposto in chiusura documenti di acquisto. È calcolato sul totale della merce.

Note: 40 (quaranta) caratteri a disposizione per memorizzare informazioni libere.

Applica regime Iva per Cassa: se spuntato, in registrazione di documenti passivi, propone l’applicazione del regime Iva per Cassa come previsto dall'art. 7 del decreto-legge 29/11/2008 n. 185 (legge 28/01/2009 n.2); se nel documento Fornitore è annotata, con specifica dicitura, l’esigibilità differita dell’Iva, si ha diritto alla detrazione dell'Iva a partire dal momento del pagamento del corrispettivo. Questa selezione è presente, e modificabile, in registrazione del singolo documento. Il regime Iva per Cassa non è applicabile in presenza di altro regime speciale di applicazione dell’imposta, per cui questa selezione può essere solo alternativa, e non aggiuntiva, alla successiva selezione “Applica Inversione Iva (Reverse Charge)” e al campo “Esenzione”; per tale motivo, una volta impostato “Applica regime Iva per Cassa” i due parametri suddetti sono annullati e disabilitati, per abilitarli nuovamente occorre annullare questa selezione.

Applica Inversione Iva (Reverse Charge): se spuntato, le fatture dovranno avere annotati, da parte del fornitore, i riferimenti all’ art. 17 comma 6 DPR 633/1972. Il regime di applicazione del Reverse charge non è applicabile in presenza di altro regime speciale di applicazione dell’imposta, per cui questa selezione può essere solo alternativa, e non aggiuntiva, alla precedente selezione “Applica regime Iva per Cassa” e al campo “Esenzione”; per tale motivo, una volta impostato “Applica Inversione Iva (Reverse Charge)” i due parametri suddetti sono annullati e disabilitati, per abilitarli nuovamente occorre annullare questa selezione.

Esenzione: codice del titolo di esenzione Iva (oppure Non imponibile, Escluso, Fuori campo Iva) applicato al Fornitore. E’ attiva la funzione di ricerca (tasto F2) su apposita tabella. Il codice esenzione va indicato solo per i Fornitori che emettono documenti in esenzione d’imposta. L’esenzione impostata sostituisce nella gestione acquisti, le aliquote IVA normalmente applicate ai beni acquistati. Il regime di Esenzione Iva non è applicabile in presenza di altro regime speciale di applicazione dell’imposta, per cui questa selezione può essere solo alternativa, e non aggiuntiva alle precedenti selezioni “Applica regime Iva per Cassa” e “Applica Inversione Iva (Reverse Charge)”; per tale motivo, una volta impostato un codice esenzione (oppure Non imponibile, Escluso, Fuori campo Iva) i due parametri suddetti sono annullati e disabilitati, per abilitarli nuovamente occorre azzerare il campo esenzione.

Applica Ritenuta d’Acconto: se spuntato, applica il calcolo e la gestione della ritenuta d’acconto nelle operazioni contabili del Fornitore.

DATI FATT.: pagina contenente dati utilizzati per la gestione acquisti.

Zona: codice della zona di appartenenza del Fornitore, utilizzato a fini statistici e come parametro di selezione in alcune stampe. E’ attiva la funzione di ricerca (tasto F2) su apposita tabella.

Cat. Econ.: categoria economica assegnata al Fornitore, codice che consente di raggruppare i Fornitori. Sono gestite attualmente fino a 9 categorie economiche da “00001” a “00009”. E’ attiva la funzione di ricerca (tasto F2) su apposita tabella.

Spedizioniere: codice del vettore utilizzato per le spedizioni, inserito come un conto Fornitore. E’ attiva la funzione di ricerca (tasto F2) su apposita tabella. È proposto nei dati di accompagno in bolla e/o fattura. Lasciando a zero il codice è possibile digitare direttamente uno spedizioniere non codificato.

Porto: definisce il tipo di addebito nelle spedizioni. E’ attiva la funzione di ricerca (tasto F2) su apposita tabella. È gestito in bolla/fattura e gestione ordini.

Banca Appoggio: descrizione dell’istituto di credito da riportare sulle ricevute bancarie. Utilizzando la funzione di zoom

[ Zoom ] (o tasto F2) è possibile selezionare una banca d’appoggio, o una filiale, dall’archivio dei codici ABI e CAB delle banche italiane.

NAZ: nazione dei riferimenti bancari del Fornitore. è attiva (con tasto F2 o bottone

[ Zoom ]) la ricerca sulla tabella Nazioni. Occorre inserire una nazione valida da tabella nazioni, il campo vuoto sottintende nazione Italia.

Ck. digit: corrisponde ai 2 caratteri del CIN internazionale della banca di appoggio del Fornitore. Prelevato dall’archivio banche oppure inserito direttamente.

CIN: codice CIN nazionale della banca di appoggio del Fornitore. Prelevato dall’archivio banche oppure inserito direttamente.

ABI: codice ABI della banca di appoggio del Fornitore. Prelevato dall’archivio banche oppure inserito direttamente. Utilizzando la funzione zoom

[ Zoom ] (o tasto F2), come descritto sopra per il campo Banca d’appoggio, è possibile selezionare una banca dall’archivio dei codici ABI e CAB.

CAB: codice CAB della banca di appoggio del Fornitore. Prelevato dall’archivio banche oppure inserito al momento. Utilizzando la funzione zoom

[ Zoom ] (o tasto F2), come descritto sopra per il campo Banca d’appoggio, è possibile selezionare una banca dall’archivio dei codici ABI e CAB.

Fornitori	da cod.	80000	a cod.	89999
Fornitori, sogg. a riten. e Agenti	da cod.	90000	a cod.	99999

REG	inserisce un nuovo Fornitore.
MOD	modifica un Fornitore esistente.
ANN	annulla un Fornitore (solo se non è movimentato)
DUP	duplica Fornitore