Anagrafica Clienti – EASYANAG video guida su YouTube

NOTA: In registrazione, subito dopo aver impostato il codice del Cliente, il programma richiede l’imputazione della Partita Iva e del Codice Fiscale, per recuperare, tramite queste informazioni, i dati anagrafici, e i relativi recapiti, del soggetto eventualmente caricato in precedenza. La ricerca avviene principalmente per Partita Iva, oppure per Codice Fiscale se la Partita Iva non è compilata. Di seguito sono esposte le casistiche riguardanti la registrazione di nuovo Cliente, connesse alle generalità anagrafiche in correlazione all’imputazione di Partita Iva / Codice Fiscale.

Nella normale operatività in Registrazione di nuovo Cliente, a seguito dell’imputazione di Partita Iva (o Codice Fiscale) il programma prosegue con l’imputazione delle altre generalità anagrafiche, stante il fatto che non sia stato precedentemente effettuato alcun tipo di transazione coinvolgente tale soggetto.

Una situazione occasionalmente occorrente, in registrazione di Cliente, si verifica quando la Partita Iva, e il Codice Fiscale, sono sconosciuti; è possibile in tal caso non indicare Partita Iva né Codice Fiscale: il programma prosegue con l’imputazione delle altre generalità anagrafiche, e, non disponendo dei parametri necessari al controllo, senza verificare se esistono generalità anagrafiche del soggetto. E’ demandata quindi all’utente la facoltà di verificare tra le generalità esistenti, attraverso l’apposita funzione zoom rubrica, richiamabile con il tasto F2, oppure cliccando sull’icona

[ Zoom ], sia sul campo Partita Iva che sul campo Codice Fiscale. E’ consigliabile, per evitare inutili duplicati dello stesso soggetto senza dati iva, effettuare tale ricerca, utilizzando, anche solo in parte, la ragione sociale, prima di passare all’imputazione delle generalità anagrafiche.

In taluni casi potrebbe succedere, ad esempio, che il soggetto sia stato coinvolto in precedenti transazioni aziendali esclusivamente passive, quindi caricato unicamente come Fornitore; in tale circostanza, a seguito dell’imputazione di Partita Iva (o Codice Fiscale), le generalità anagrafiche esistenti saranno recuperate e riportate sul nuovo Cliente; l’eventuale modifica dei dati anagrafici, apportata sul nuovo Cliente, sarà poi trasferita anche sull’anagrafica del Fornitore esistente.

Ancor meno frequente è il caso in cui alla stessa Partita Iva (o Codice Fiscale) corrispondono diversi soggetti, come può accadere nelle transazioni attive verso operatori della Grande Distribuzione, strutturati in differenti sedi territoriali: ad esempio invio la merce a “COOPerativa Sociale” filiale di Faenza, con Partita Iva 99999999999 e fatturo a fine mese a “COOPerativa Sociale” sede di Bologna, con la stessa Partita Iva; in questo caso è auspicabile la duplicazione della Partita Iva (o Codice Fiscale) in anagrafiche distinte ed indipendenti; questa operazione si espleta semplicemente rispondendo “OK = Duplico i dati Anagrafici esistenti” alla segnalazione “Partita Iva (o Cod. Fiscale) presente in altro Fornitore. Forzi inserimento di nuova Anagrafica con stessa Partita Iva e Codice fiscale?”. Diversamente dal caso esposto, è inibito utilizzo di identici dati anagrafici su più di un Cliente, quindi rispondendo “Annulla” alla richiesta sopra esposta, occorrerà inserire una diversa Partita Iva (o Codice Fiscale).

Qualora alla Partita Iva (o Codice Fiscale) impostata rispondano più anagrafiche distinte, vedi l’esempio del paragrafo precedente, il programma presenterà l’elenco delle anagrafiche generali da cui selezionare la voce richiesta, a partire dalla prima che ha la corrispondenza per il dato iva impostato. Selezionando una voce da tale elenco il programma eseguirà poi i controlli indicati nel paragrafo precedente.

Funzione MOD: permette di modificare i dati di un Cliente esistente. La modifica delle generalità anagrafiche, in manutenzione di un Cliente, si ripercuotono anche ad un eventuale Fornitore associato alle stesse. La Partita Iva e il Codice Fiscale non sono normalmente attivi in Modifica, si attivano con apposito bottone [ Modif. Iva ]. Modificando Partita Iva (o Codice Fiscale), occorre tenere presente che la stessa non può essere già presente in altre generalità anagrafiche.

Funzione ANN: NON è consentita l’eliminazione di Clienti intestatari di movimenti contabili e/o di magazzino.

Funzione DUP: permette di duplicare un Cliente già esistente, assegnando un nuovo codice e modificandone i dati. Selezionare la funzione DUP, quindi impostare il codice del Cliente (con titolo “Modello” anziché “Cod.Cliente”) di cui si intende duplicare l’anagrafica. Premendo il tasto di Enter, viene caricata l’anagrafica del Cliente. A questo punto cliccare sul bottone “Conferma” per confermare i dati del modello, e alla domanda “Confermi Modello” rispondere “Sì”. Il cursore viene riposizionato sul campo codice Cliente (con titolo nuovamente “Cod.Cliente”), nel quale apparirà il primo codice disponibile per il nuovo Cliente. Il programma in tal modo è configurato per la registrazione del nuovo Cliente, mantenendo, con possibilità di modifica, i dati relativi al Cliente “Modello” richiamato con la funzione DUP. Per le generalità anagrafiche valgono le modalità espresse nel paragrafo NOTA relativo alla funzione REG. Una volta confermata la registrazione del nuovo Cliente il programma si riposiziona sul campo Cod.Cliente, predisponendo nuovamente i dati per l’ulteriore registrazione di nuovi clienti, e proponendo sempre sia le informazioni del Cliente “Modello” che il nuovo codice disponibile per il Cliente; tutto ciò in maniera ciclica, fino a che non si seleziona una funzione diversa da DUP oppure si preme il tasto Annulla per annullare il ciclo di duplica.

Sui campi dove è attivato, con

[ Zoom ] (tasto F2) si richiama la funzione di ricerca anagrafiche clienti/fornitori.

Il tasto

consente di accedere alle note sul Cliente da qualsiasi campo delle 3 pagine della maschera di anagrafica Cliente. Ha lo stesso effetto del tasto

[ Note libere]. Si attiva automaticamente solo se già esistono note associate al Cliente.

ANAGRAFE: pagina per le generalità anagrafiche del Cliente.

Cod. Cliente: E’ disponibile, su questo campo, la funzione di ricerca anagrafiche (zoom conti – tasto F2). Il codice Cliente è un campo che può contenere fino a 5(cinque) cifre, precedute dalla lettera “C”. Quando si digitano lettere (a parte la lettera suddetta) in questo campo, è automaticamente lanciata la funzione di ricerca anagrafiche per ragione sociale normalizzata (compattata in maiuscolo, senza spazi né caratteri speciali); lo stesso risultato si ottiene digitando il carattere “meno“, prima del testo da ricercare. Il codice verrà visualizzato, ad esempio, in questo modo “C+[4 spazi]+70001”, mentre in imputazione non è necessario digitare gli spazi vuoti intercorrenti tra la lettera “C” e le cifre: nell’esempio precedente, si potrà digitare “C70001”. E’ consigliabile mantenere la seguente impostazione per la numerazione dei Clienti:

Ragione Sociale: 2(due) righe da 40(quaranta) caratteri per la Ragione Sociale dei Clienti. Utilizzare la seconda riga solo se strettamente necessario. Sul giornale bollato e sui registri IVA le registrazioni di conti con due righe occupano il doppio dello spazio.

Stato: Può contenere i seguenti valori:

Partita IVA Italia: campo numerico relativo alla partita iva Italia del Cliente; in REGISTRAZIONE è utilizzato per identificare un’eventuale anagrafica centralizzata già esistente (vedi paragrafo NOTA relativo alla funzione REG). La procedura è in grado di segnalare se è già stato inserito un Cliente con la medesima partita IVA. E’ attivo altresì un controllo di corretta imputazione della Partita Iva secondo le regole previste dall’Agenzia dell’Entrate.

Codice Fiscale: campo alfanumerico relativo al Codice Fiscale, oppure alla Partita Iva CEE in relazione a Clienti Intracomunitari; in REGISTRAZIONE è utilizzato per identificare un’eventuale anagrafica centralizzata già esistente (vedi paragrafo NOTA relativo alla funzione REG). La procedura è in grado di segnalare se è già stato inserito un Cliente con il medesimo Codice Fiscale, qualora questo controllo non sia già stato effettuato sulla Partita Iva. E’ attivo altresì un controllo di corretta imputazione del Codice Fiscale secondo le regole previste dall’Agenzia dell’Entrate.

Nazione: è attiva (con tasto F2 o bottone apposito della toolbar) la ricerca sulla tabella Nazioni. Occorre inserire una nazione valida da tabella nazioni, il campo vuoto sottintende nazione Italia.

Indirizzo: Via e Numero civico.

Cap: Codice di Avviamento Postale italiano oppure Codice postale estero. Se la nazione è Italia, è attiva (con tasto F2 o bottone apposito della toolbar) la ricerca su apposita tabella.

Comune: Se la nazione è Italia, è attiva (con tasto F2 o bottone apposito della toolbar) la ricerca su apposita tabella.

Prov.: Richiede la sigla della provincia a cui appartiene la località. Se la nazione è Italia, è attiva (con tasto F2 o bottone apposito della toolbar) la ricerca su apposita tabella.

La funzione di ricerca su questi tre campi confluisce nello stesso programma Zoom sull’archivio CAP. A seconda del contenuto di questi tre campi la ricerca si attiva con i seguenti parametri, nella sequenza in cui questi sono elencati:

- se è valorizzato il campo “Cap”, ordina e ricerca per C.A.P., restringendo eventualmente la ricerca anche per Località, se è valorizzato il campo “Comune / Frazione con CAP”;

- se è valorizzato il campo “Prov.”, ordina e ricerca per Provincia, restringendo eventualmente la ricerca anche per Località, se è valorizzato il campo “Comune / Frazione con CAP”;

- ordina per Località, ricerca la località per il contenuto del campo “Comune / Frazione con CAP”, se valorizzato.

Pagamento: condizione di pagamento abituale del Cliente, è proposto sia nella gestione acquisti che in contabilità generale. È attiva la funzione di ricerca (tasto F2) su apposita tabella pagamenti. In registrazione di nuovo Cliente viene automaticamente compilato utilizzando il Codice di Pagamento Generico.

% Sconto: sconto percentuale (due cifre intere e tre decimali), proposto in chiusura documenti di acquisto. È calcolato sul totale della merce.

Note: 40 (quaranta) caratteri a disposizione per memorizzare informazioni libere.

Addebita incasso effetti (3,00€ ciascuno): indicativo per le spese di incasso da addebitare al Cliente nel caso sia previsto un pagamento tramite ricevute bancarie.

Bolle del periodo in unica fattura: indicativo per il raggruppamento delle bolle in fatturazione:

fatturazione separata. È emessa una fattura per ogni bolla elaborata.

fatturazione riepilogativa. Sarà emessa un’unica fattura che raggruppa tutte le bolle presenti, a parità di codice Cliente e:

Applica regime Iva per Cassa: se spuntato, applica al Cliente il regime Iva per Cassa come previsto dall'art. 7 del decreto-legge 29/11/2008 n. 185 (legge 28/01/2009 n.2); in relazione all’ammontare del proprio volume di affari, sul cliente vengono emesse fatture, con annotazione specifica, per le quali è concesso il versamento dell’IVA al momento dell’effettiva riscossione del corrispettivo (in ogni caso decorso un anno dal momento di effettuazione dell’operazione). Questa selezione è presente, e modificabile, in fase di emissione del singolo documento. Il regime Iva per Cassa non è applicabile in presenza di altro regime speciale di applicazione dell’imposta, per cui questa selezione può essere solo alternativa, e non aggiuntiva alla successiva selezione “Applica iva agevolata” e al campo “Esenzione”; per tale motivo, una volta impostato “Applica regime Iva per Cassa” i due parametri suddetti sono annullati e disabilitati, per abilitarli nuovamente occorre annullare questa selezione.

Applica iva agevolata: Cliente, solitamente privato consumatore, soggetto ad aliquota iva agevolata, esempio: iva 4% acquisto prima casa, iva 10% su ristrutturazioni. Se è attiva questa selezione al posto del campo “Esenzione” sarà richiesta l’imputazione di un codice Iva corrispondente all’aliquota agevolata da proporre nei documenti di vendita. L’applicazione del regime di Iva agevolata può essere solo alternativo, e non aggiuntivo, al regime Iva per Cassa e, ovviamente, al regime di non applicazione Iva (esenzioni, non imponibili, esclusi, fuori campo Iva); per tale motivo, una volta impostato “Applica iva agevolata” il parametro “Applica regime Iva per Cassa” è disattivato e disabilitato, mentre il campo “Esenzione” è disabilitato e sostituito con “Aliquota Agevolata”; per abilitarli nuovamente occorre annullare questa selezione.

Esenzione: codice del titolo di esenzione Iva (oppure Non imponibile, Escluso, Fuori campo Iva) applicato al Cliente. E’ attiva la funzione di ricerca (tasto F2) su apposita tabella. Il codice esenzione va indicato solo per i Clienti che emettono documenti in esenzione d’imposta. L’esenzione impostata sostituisce nella gestione acquisti, le aliquote IVA normalmente applicate ai beni acquistati. Il regime di Esenzione Iva non è applicabile in presenza di altro regime speciale di applicazione dell’imposta, per cui questa selezione può essere solo alternativa, e non aggiuntiva alle precedenti selezioni “Applica regime Iva per Cassa” e “Applica iva agevolata”; per tale motivo, una volta impostato un codice esenzione (oppure Non imponibile, Escluso, Fuori campo Iva) i due parametri suddetti sono annullati e disabilitati, per abilitarli nuovamente occorre azzerare il campo esenzione.

DATI FATT.: pagina contenente dati utilizzati per la gestione vendite.

Zona: codice della zona di appartenenza del Cliente, utilizzato a fini statistici e come parametro di selezione in alcune stampe. E’ attiva la funzione di ricerca (tasto F2) su apposita tabella.

Cat. Econ.: categoria economica assegnata al Cliente, codice che consente di raggruppare i Clienti. Sono gestite attualmente fino a 9 categorie economiche da “00001” a “00009”. E’ attiva la funzione di ricerca (tasto F2) su apposita tabella.

Spedizioniere: codice del vettore utilizzato per le spedizioni, inserito come un conto Fornitore. E’ attiva la funzione di ricerca (tasto F2) su apposita tabella. È proposto nei dati di accompagno in bolla e/o fattura. Lasciando a zero il codice è possibile digitare direttamente uno spedizioniere non codificato.

Porto: definisce il tipo di addebito nelle spedizioni. E’ attiva la funzione di ricerca (tasto F2) su apposita tabella. È gestito in bolla/fattura e gestione ordini.

Banca Appoggio/Coordinate bancarie per bonifico: descrizione dell’istituto di credito da riportare sulle ricevute bancarie. Utilizzando la funzione di zoom

[ Zoom ] (o tasto F2) è possibile selezionare una banca d’appoggio, o una filiale, dall’archivio dei codici ABI e CAB delle banche italiane. Se il pagamento del cliente è bonifico bancario, indicare in questo campo le coordinate IBAN in modo tale da poterle stampare sul documento.

NAZ: nazione dei riferimenti bancari del Cliente. è attiva (con tasto F2 o

[ Zoom ]) la ricerca sulla tabella Nazioni. Occorre inserire una nazione valida da tabella nazioni, il campo vuoto sottintende nazione Italia.

Ck. digit: corrisponde ai 2 caratteri del CIN internazionale della banca di appoggio del Cliente. Prelevato dall’archivio banche oppure inserito direttamente.

CIN: codice CIN nazionale della banca di appoggio del Cliente. Prelevato dall’archivio banche oppure inserito direttamente.

ABI: codice ABI della banca di appoggio del Cliente. Prelevato dall’archivio banche oppure inserito direttamente. Utilizzando la funzione zoom

[ Zoom ] (o tasto F2), come descritto sopra per il campo Banca d’appoggio, è possibile selezionare una banca dall’archivio dei codici ABI e CAB.

CAB: codice CAB della banca di appoggio del Cliente. Prelevato dall’archivio banche oppure inserito al momento. Utilizzando la funzione zoom

[ Zoom ] (o tasto F2), come descritto sopra per il campo Banca d’appoggio, è possibile selezionare una banca dall’archivio dei codici ABI e CAB.

REG	inserisce un nuovo Cliente.
MOD	modifica un Cliente esistente.
ANN	annulla un Cliente (solo se non è movimentato)
DUP	duplica Cliente